Digitale receptie en AVG
Hoe gaat u om met privacy?
Digitalisatie is overal om ons heen en verandert langzaam maar zeker onze dagelijks routines en ervaringen. De manier waarop u bezoekers ontvangt, bepaalt de eerste indruk van uw organisatie. Een digitale receptie is een moderne en efficiënte manier om dat professioneel te doen. Maar zodra u gegevens van bezoekers vastlegt, krijgt u te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoe zorgt u ervoor dat u bezoekers correct registreert en zich tegelijkertijd houdt aan de AVG?
In dit blog leest u hoe een digitale receptie hier rekening mee houdt en waar u op moet letten als u bezoekers op een veilige en verantwoorde manier wilt ontvangen.
Wat is de AVG?
Beveilig uw data in de zakelijke wereld.
Deze regelgeving is van toepassing op elke organisatie, publiek of privaat, die persoonsgegevens verwerkt. Het versterkt de rechten van individuen, maakt bedrijven verantwoordelijker en vergemakkelijkt de transparantie in het gebruik van persoonlijke gegevens.
Inhoud
Het beschermen van data met een digitale receptie
De moderne wereld en de digitalisering van al onze gegevens kunnen beangstigend lijken, maar in werkelijkheid is het juist de veiligste manier om uw data te beschermen.
Een papieren bezoekerslijst bij de receptie lijkt misschien eenvoudig, maar vormt een groot risico op het gebied van privacy. Iedereen kan de gegevens inzien, het is lastig te beveiligen en het is vrijwel onmogelijk om data goed te beheren om te verwijderen.
Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een digitale receptie. Via een digitale receptiezuil melden bezoekers zich eenvoudig aan, terwijl uw organisatie direct voldoet aan de AVG.
Volgens de AVG moet u bezoekers duidelijk informeren over:
- Welke gegevens worden verzameld: naam, e-mailadres, bedrijf etc.
- Waarom die gegevens nodig zijn: veiligheid of registratie
- Hoe lang de gegevens worden bewaard
- Wat de rechten van de bezoeker zijn: inzage of verwijdering
- Wie de verantwoordelijk is voor de verwerking van data
Privacy van bezoekers bij registratie
Wees helder over wat u met bezoekersgegevens doet
Een digitale receptiekiosk is een slimme oplossing om de bezoekersregistratie binnen uw organisatie efficiënter, sneller en veiliger te maken. Bezoekers melden zich eenvoudig aan via een touchscreen of tablet, wat de doorstroom bij de entree verbetert én de veiligheid verhoogt. Maar hoe zit het met de privacy van de ingevoerde gegevens? Wat gebeurt er met de informatie nadat een bezoeker zich heeft aangemeld?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag u alleen de strikt noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen. Denk hierbij aan gegevens als voor- en achternaam en contactinformatie. Het registratiesysteem moet bovendien zo zijn ingericht dat de privacy van bezoekers te allen tijde gewaarborgd is.
Een AVG-conforme digitale receptie houdt rekening met de volgende beveiligingsmaatregelen:
- Versleuteling van gegevens: alle ingevoerde informatie wordt veilig opgeslagen en verzonden.
- Automatisch verbergen van het scherm: na elke registratie wordt het scherm direct leeggemaakt om meekijken te voorkomen.
- Beveiligde toegang voor beheerders: alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de beheermodule via veilige authenticatie.
Hoe helpt een digitale receptie bij AVG-naleving?
Een goede digitale receptie ondersteunt organisaties actief bij het naleven van de AVG. Zo kan het systeem automatisch bezoekersgegevens verwijderen na een ingestelde periode. Ook is het mogelijk om de informatie op het scherm zodanig af te schermen dat eerdere registraties niet zichtbaar zijn voor nieuwe bezoekers. Daarnaast biedt al onze software de mogelijkheid om een privacyverklaring direct bij het aanmeldproces te tonen, of een verplichte akkoord-knop voor het opslaan van gegevens. Dit zijn essentiële elementen binnen de AVG: geen verwerking zonder toestemming en altijd volledige transparantie over het doel van de registratie.
Zoekt u een digitale receptie die is afgestemd op de AVG?
Wilt u af van onveilige papieren lijsten en overstappen op een professionele, AVG-conforme bezoekersregistratie? Met de digitale receptiezuil van Digital Frontdesk kiest u voor een moderne én veilige manier van aanmelden.
Bezoekers ervaren een vlotte ontvangst, terwijl u voldoet aan alle privacyregels.
Meer weten over digitale receptie?
GA IN GESPREK MET
ONZE EXPERTS
Wij denken graag met u mee over een passende oplossing.
Voor meer informatie, advies of een offerte kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.
