Digitale bezoekersregistratie met DFD BASIC
Eenvoudig & efficiënt
Een oplossing die zich aanpast aan uw behoeften
Als u een dynamisch bedrijf runt en veel waarde hecht aan de bezoekerservaring, kan een digitale receptie de manier waarop u bezoekers verwelkomt volledig veranderen. Geen papieren bezoekersregisters meer die kunnen kwijtraken en geen stressvolle wachtrijen voor uw receptionisten en bezoekers. Tijd om over te stappen op een moderne, soepele en verbonden oplossing.
Met Digital Frontdesk Basic kiest u voor een slimme instapoplossing die bezoekersregistratie eenvoudig digitaliseert. Bezoekers melden zich snel een overzichtelijk aan via een gebruiksvriendelijk scherm. Zo houdt u de toegang tot uw pand veilig en beheersbaar, zonder de gastvrijheid uit het oog te verliezen. Ideaal voor organisaties met een bemande receptie die ondersteuning kan gebruiken.
Maak vandaag nog de overstap naar een ontvangst die past bij uw ambitie.
Bespaar tijd met uw bezoekersregistratiesysteem
De voordelen van een digitale receptie zijn niet alleen voor uw bezoekers, maar ook voor uw medewerkers.
Wanneer een bezoek aan uw kantoor gepland staat, kunt u de contactgegevens van uw bezoekers vooraf registreren. Zo weet u altijd wie er langskomt, verstuurt u eenvoudig uitnodigingen en houdt u de bezoekersstromen binnen uw bedrijf overzichtelijk.
Dit regelt u gemakkelijk via het DFD Basic-softwareportaal, zowel via uw computer als via de mobiele app. Hier kunt u de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van iedere bezoeker invoeren, zo vaak als nodig. Geen eindeloze papieren registratielijsten meer.
Met dit moderne systeem biedt u bezoekers al vanaf de uitnodiging een professionele ervaring, én legt u alle bezoeken veilig en overzichtelijk vast.
Een zorgeloos ontvangstmoment
Vooraf registreren zorgt voor een vlotte, ontspannen aankomst.
Bezoekers die vooraf zijn geregistreerd, ontvangen automatisch een e-mail met een persoonlijke QR-code. Dit stelt uw bezoekers vaak gerust. Een bezoek aan een onbekende locatie kan stressvol zijn, zeker bij een eerste kennismaking of belangrijke afspraak.
Met de QR-code verloopt het aanmelden snel en intuïtief. Bezoekers scannen hun code bij de digitale receptiezuil en melden zichzelf eenvoudig aan.
En is een bezoeker niet vooraf geregistreerd? Geen probleem: ook ter plaatse kunnen bezoekers zich eenvoudig aanmelden via de kiosk. Wilt u nog een stap verder gaan? Dan kunnen we uw kiosk uitbreiden met een printer die direct een badge aanmaakt voor iedere bezoeker.
Hoe werkt handmatig registreren voor bezoekers?
Uw logo toevoegen
Plaats uw logo bovenaan de pagina voor een herkenbare en professionele uitstraling.
Knoppen indelen
Zet de knoppen in de volgorde die voor uw logisch is.
Kleuren en tekst aanpassen
Pas de knopkleuren en teksten aan op uw eigen huisstijl.
Alles begint op de startpaginga: Klik op “Aanmelden” om u handmatig te registreren.
Uw startpagina is volledig aanpasbaar zodat deze aansluit bij de uitstraling van uw organisatie en uw bezoekers makkelijk hun weg vinden.
Verwacht u internationale bezoekers? Dan kunt u meerdere talen toevoegen aan uw startpagina. Beschikbare talen zijn onder andere: Nederlands, Engels, Frans, Deens, Zweeds, Duits, Welsh, Italiaans en Ijslands.
Hier kiest u eenvoudig de optie die past bij uw situatie, zoals “zakelijk bezoek”, “solliciatie” of “levering”. Zo zorgt u ervoor dat uw bezoek binnen het gebouw goed wordt begeleid. Ook deze pagina kunt u volledig aanpassen:
Knoppen toevoegen
Maak zoveel categorieën aan als nodig, afgestemd op uw bezoekers.
Knopteksten aanpassen
Geef knoppen duidelijke benamingen die passen bij uw organisatie.
Aanpassen aan uw bedrijf
Zoals “ouder van leerling” bij een school of “bezoek aan patiënt” in een ziekenhuis.
Zo maakt u de digitale ontvangst eenvoudig en duidelijk herkenbaar voor elke bezoeker.
Nu vult u uw persoonlijke gegevens in om de registratie te voltooien.
Deze informatie is belangrijk om een bezoekersregister bij te houden en automatisch de desbetreffende contactpersoon te informeren over de aankomst van de bezoeker.
Gegevens blijven strikt vertrouwelijk en worden niet permanent opgeslagen in het Digital Frontdesk systeem. Met DFD Basic bepaalt u zelf hoe lang u gegevens bewaart.
De registratieformulieren kunt u zelf samenstellen, bijvoorbeeld:
In een school
Naam van de bezoeker, naam van het kind, klasnummer.
In een ziekenhuis
Naam van de bezoeker, geboortedatum, telefoonnummer.
In een kantoor
Naam van de bezoeker, e-mail, telefoonnummer.
Uw registratie is bevestigd: breng uw contactpersoon op de hoogte van uw aankomst.
U kunt nu de naam invoeren van uw contactpersoon, zodat hij/zij onmiddelijk geïnformeerd wordt.
Dankzij de technologie van DFD Basic gaat dit eenvoudig, snel en intuïtief: typ simpelweg de eerste drie letters van de naam in en het systeem doet automatisch suggesties.
Voor medewerkers: real-time meldingen ontvangen
Zodra een bezoeker uw naam selecteert, ontvangt u direct een melding. Afhankelijk van uw voorkeuren kunt u deze melding ontvangen:
- per e-mail
- of rechtstreeks per sms op uw mobiele telefoon
Zo bent u altijd snel geïnformeerd en kunt u uw bezoeker tijdig ontvangen.
Samenvatting van uw registratie
Voordat u uw registratie afrondt, krijgt u een overzicht te zien van de ingevulde gegevens. Zo kunt u alles nog even rustig controleren.
Uw persoonlijke gegevens
Hier ziet u alles wat u heeft ingevuld, zoals uw naam, telefoonnummer en eventueel aanvullende informatie.
Uw contactpersoon
Controleer of de juiste naam is geselecteerd, zodat de melding naar de juiste persoon wordt gestuurd.
De laatste stap: uw bezoekers bedanken.
U bent nu op de laatste pagina van het registratieproces aangekomen. Hier kunt u uw bezoekers op een persoonlijke manier bedanken voor hun komst.
Net als de startpagina is deze pagina volledig aanpasbaar:
Logo toevoegen
Versterk uw huisstijl door ook hier uw logo te tonen.
Teksten personaliseren
Pas de bedankt tekst aan naar uw communicatiestijl.
Zo sluit u het bezoek op een nette en professionele manier af. Het scherm zal na een aantal seconden automatisch terug gaan naar de startpagina, zodat nieuwe bezoekers zich kunnen registeren.
Kies de hardware die bij u past
Elke organisatie is uniek en verdient een oplossing die echt past.
Bij Digital Frontdesk begrijpen we dat elke klant zijn eigen voorkeuren en uitstraling heeft. Daarom zorgen wij ervoor dat onze digitale recepties perfect aansluiting bij uw huisstijl.
Ons doel? oplossingen bieden die niet alleen functioneel zijn, maar ook mooi passen binnen uw interieur en bijdragen aan de uitstraling van uw organisatie.
Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden?
Personaliseer uw kiosk volledig zodat deze perfect aansluit bij uw eigen huisstijl en uitstraling.
Kies voor badge printing
Bied uw bezoekers een moderne ontvangst met een persoonlijke bezoekersbadge.
Badge printing is mogelijk bij veel van onze modellen en voegt echt iets toe, zowel op het gebied van veiligheid als aan de bezoekerservaring.
Meer weten?
GA IN GESPREK MET
ONZE EXPERTS
Wij denken graag met u mee over een passende oplossing.
Voor meer informatie, advies of een offerte kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.
